Políticas e Procedimentos de KYC e EDD

Objetivo e princípios

Este documento estabelece as regras e os procedimentos de identificação, qualificação e verificação de usuários (Know Your Customer — KYC) e os critérios de aplicação de diligência ampliada (Enhanced Due Diligence — EDD) na plataforma XIP.

Integra e detalha a Política de PLD/CTF e Procedimentos Internos, e observa os limites de tratamento de dados pessoais fixados na Política de Proteção de Dados e Privacidade.

São princípios que orientam sua aplicação:

Escopo de aplicação

Estas regras aplicam-se a pessoas naturais, residentes no Brasil, com 18 anos ou mais e capacidade civil plena. A plataforma não admite, atualmente, cadastro de pessoa jurídica: o cadastro é criado exclusivamente sob a classificação de pessoa física, e não há fluxo para representação de entidade.

Exige-se, ainda, que o usuário seja titular de CPF regular e detenha uma carteira de criptoativos própria na plataforma, cujo endereço é vinculado ao cadastro no momento da verificação.

Momento da exigência

A criação de conta no XIP — com e-mail, nome de usuário e senha — permite ao usuário utilizar a carteira não-custodial, cujas chaves são geradas no próprio dispositivo. Essa etapa não envolve intermediação financeira e não exige verificação de identidade.

A verificação é exigida no momento em que o usuário pretende realizar a primeira operação em moeda nacional, de entrada ou de saída. O aplicativo apresenta o aviso de exigência e conduz o usuário ao fluxo de verificação a partir de três pontos de acesso: as configurações da conta, a tela de depósito e a tela de saque.

Dados e documentos exigidos

Dados de identificação

Documentos

O usuário escolhe entre RG e CNH. A troca da modalidade após o envio das imagens descarta as imagens de documento já anexadas, para impedir a combinação inconsistente de documentos distintos — a imagem facial é preservada.

Requisitos técnicos das imagens

• as imagens são capturadas pela câmera do dispositivo ou selecionadas da galeria;
• são convertidas para JPEG e comprimidas no próprio dispositivo antes do envio, com orçamento de tamanho distribuído entre as imagens do conjunto e piso mínimo por imagem, de modo a preservar legibilidade;
• a compressão ocorre no dispositivo, o que reduz o volume transmitido e o tempo de exposição dos dados em trânsito.

Validações aplicadas na coleta

Antes de qualquer envio, o aplicativo valida os dados informados. A etapa não avança enquanto houver dado inválido. As mesmas regras são reaplicadas no servidor, de modo que a validação não depende da integridade do cliente.

Fluxo de verificação

O fluxo tem quatro etapas de coleta, seguidas do envio e da análise. A navegação entre etapas é livre para trás, permitindo correção antes do envio.

Enquanto a análise não é concluída, o aplicativo consulta periodicamente a situação do cadastro. A consulta ao prestador contratado ocorre somente quando a situação é não terminal — pendente, enviado ou em análise —, evitando requisições desnecessárias após uma decisão definitiva. Falhas momentâneas de comunicação não alteram o estado registrado: a situação conhecida é preservada e a consulta é repetida.

Estados do cadastro

O cadastro tem duas dimensões independentes de estado: o estado da verificação, que reflete o andamento da análise documental, e o estado do cadastro, que reflete sua habilitação para transacionar. Ambas precisam estar favoráveis.

Estado da verificação

Estado do cadastro

Habilitação transacional

A cada requisição de cotação ou de operação, o servidor verifica o cadastro do usuário e exige a conjunção de duas condições:

O critério é idêntico para entrada e saída, sem diferenciação por valor, por antiguidade da conta ou por decisão comercial. A ausência de cadastro é tratada como falha da condição, do mesmo modo que um cadastro recusado ou suspenso.

A verificação ocorre na camada de serviço do servidor, antes de qualquer efeito externo. Não há caminho pelo aplicativo, pela interface administrativa ou pela API que permita transacionar sem satisfazer essas condições. A evidência técnica está em Evidência de Registros de KYC.

Campos imutáveis e campos atualizáveis

Aprovada a verificação, o cadastro é selado: o servidor recusa tentativas de alteração de dados de identificação e de reenvio de documentos, respondendo com erro específico de cadastro já aprovado. Alterações posteriores só ocorrem por procedimento formal de atendimento, com registro e, quando exigido, nova verificação.

A atualização de dados antes da aprovação não reinicia automaticamente a análise: para retornar à fila de análise, o usuário reapresenta os documentos.

Recusa e reapresentação

Recusada a verificação, o usuário é informado do motivo registrado pelo prestador contratado, exibido de forma legível no aplicativo, para que possa corrigir a causa e reapresentar.

Regras da reapresentação:

• é permitida em qualquer estado não aprovado — pendente, enviado, em análise ou recusado;
• o usuário retorna ao início do fluxo, podendo revisar dados e substituir imagens;
• o novo envio recoloca o cadastro no estado de enviado, e a análise é refeita;
• o cadastro junto ao prestador contratado não é recriado: a reapresentação atualiza o cadastro existente, preservando o histórico e o vínculo com a conta;
• o histórico de recusas anteriores é preservado como elemento de avaliação de risco — recusas reiteradas constituem fator de risco e podem ensejar diligência ampliada.

Diligência ampliada (EDD)

A diligência ampliada é o conjunto de medidas adicionais aplicadas quando o risco identificado excede o padrão. Sua aplicação é obrigatória nas hipóteses abaixo, não discricionária.

Gatilhos

Medidas aplicáveis

Configurado um gatilho, aplicam-se, conforme a natureza do risco, as seguintes medidas — cumulativamente, quando necessário:

1. Documentação complementar: comprovante de residência, comprovante de renda ou de capacidade financeira e documentos que demonstrem a origem dos recursos envolvidos.
2. Declaração de origem e destinação dos recursos, com identificação da atividade econômica e da finalidade das operações pretendidas.
3. Declaração de titularidade própria, em que o usuário afirma operar em nome e por conta próprios.
4. Pesquisa em fontes públicas sobre o usuário, incluindo notícias desabonadoras e processos judiciais relevantes.
5. Aprovação em instância superior: a habilitação depende de decisão expressa e fundamentada do Responsável por Conformidade e PLD/CTF, registrada por escrito. Nenhuma área comercial pode suprir essa aprovação.
6. Restrição de limites de valor e de frequência das operações, enquanto persistir o risco elevado.
7. Revisão periódica reduzida: reavaliação do cadastro em periodicidade menor que a ordinária.
8. Monitoramento reforçado: comunicação ao prestador contratado da classificação de risco elevado, para intensificação do monitoramento das operações.
9. Recusa ou encerramento, quando o risco não puder ser adequadamente mitigado ou quando o usuário não atender às solicitações.

Toda medida de diligência ampliada é registrada com data, motivo, documentos analisados, decisão e responsável, integrando o dossiê do usuário para fins de auditoria.

Requalificação e atualização cadastral

O usuário é responsável por manter seus dados cadastrais atualizados e deve comunicar alterações relevantes pelos canais de atendimento.

Registro, auditabilidade e minimização

Para cada cadastro, são registrados e conservados:

• nome completo e CPF do titular;
• endereço de carteira vinculado;
• identificador do cadastro junto ao prestador contratado, que permite correlação sem replicação de conteúdo;
• estado da verificação e estado do cadastro, com o histórico de transições;
• motivo da recusa, quando houver;
• data da análise;
• cópia integral da resposta do prestador contratado, preservada em formato estruturado como trilha de auditoria independente.

Restrições estruturais do banco de dados garantem um único cadastro por usuário e por prestador e a unicidade do identificador externo, o que impede duplicidade de cadastro e dissociação entre cadastro e conta. O vínculo com a conta é obrigatório.

Em contrapartida, e por decisão de projeto, não são armazenados pelo XIP: as imagens do documento de identificação, a imagem facial, o tipo de documento apresentado e o número de telefone. Registros de aplicação que mencionem identificadores sensíveis os registram de forma mascarada.

Os prazos de conservação constam da Política de Proteção de Dados e Privacidade e observam o mínimo de 5 anos exigido pela legislação de prevenção à lavagem de dinheiro.

Recusa definitiva e encerramento

São hipóteses de recusa definitiva da habilitação e de encerramento do relacionamento:

• correspondência confirmada em lista de sanções;
• apresentação de documento falso, adulterado ou pertencente a terceiro;
• constatação de que o titular é menor de idade ou civilmente incapaz;
• recusa injustificada em apresentar documentação exigida em diligência ampliada;
• confirmação de atuação por conta de terceiro não declarado;
• determinação de autoridade competente;
• risco não mitigável, conforme decisão fundamentada do Responsável por Conformidade e PLD/CTF.

O encerramento não elimina os registros, conservados pelos prazos legais, e não afeta o acesso do usuário aos criptoativos mantidos em sua própria carteira, que permanecem sob seu controle exclusivo em razão do modelo não-custodial.

Indicadores de acompanhamento

São apurados e reportados à administração, no mínimo semestralmente:

• volume de verificações iniciadas, concluídas, aprovadas e recusadas;
• taxa de aprovação e de recusa, com distribuição dos motivos de recusa;
• tempo médio entre o envio dos documentos e a decisão;
• taxa de abandono por etapa do fluxo, para identificar atrito indevido;
• volume de reapresentações e de recusas reiteradas por usuário;
• número de casos submetidos a diligência ampliada, por gatilho, e respectivo desfecho;
• número de cadastros suspensos e bloqueados, com o motivo;
• número de requisições de autoridades atendidas e tempo de atendimento.

Vigência e revisão

Este documento entra em vigor na data indicada no cabeçalho, é revisado no mínimo anualmente e, extraordinariamente, sempre que houver alteração legal ou regulatória, mudança de fluxo ou de prestador contratado, ou identificação de deficiência em avaliação de efetividade.

Histórico de versões