Políticas y Procedimientos de KYC y EDD

Objetivo y principios

Este documento establece las reglas y los procedimientos de identificación, cualificación y verificación de usuarios (Know Your Customer — KYC) y los criterios de aplicación de diligencia reforzada (Enhanced Due Diligence — EDD) en la plataforma XIP.

Integra y detalla la Política de PBC/FT y Procedimientos Internos, y observa los límites de tratamiento de datos personales fijados en la Política de Protección de Datos y Privacidad.

Los siguientes principios orientan su aplicación:

Ámbito de aplicación

Estas reglas se aplican a personas físicas, residentes en Brasil, de 18 años o más y con plena capacidad civil. La plataforma no admite, actualmente, el registro de personas jurídicas: el registro se crea exclusivamente bajo la clasificación de persona física, y no existe flujo para la representación de una entidad.

Se exige, además, que el usuario sea titular de un CPF regular (CPF, el número de registro fiscal de personas físicas de Brasil) y que disponga de una billetera de criptoactivos propia en la plataforma, cuya dirección se vincula al registro en el momento de la verificación.

Momento de la exigencia

La creación de una cuenta en XIP — con correo electrónico, nombre de usuario y contraseña — permite al usuario utilizar la billetera no custodial, cuyas claves se generan en el propio dispositivo. Esta etapa no implica intermediación financiera y no exige verificación de identidad.

La verificación se exige en el momento en que el usuario pretende realizar la primera operación en moneda nacional, de entrada o de salida. La aplicación muestra el aviso de exigencia y conduce al usuario al flujo de verificación desde tres puntos de acceso: la configuración de la cuenta, la pantalla de depósito y la pantalla de retiro.

Datos y documentos exigidos

Datos de identificación

Documentos

El usuario elige entre RG y CNH. El cambio de modalidad después del envío de las imágenes descarta las imágenes de documento ya adjuntadas, para impedir la combinación inconsistente de documentos distintos — la imagen facial se preserva.

Requisitos técnicos de las imágenes

• las imágenes se capturan con la cámara del dispositivo o se seleccionan de la galería;
• se convierten a JPEG y se comprimen en el propio dispositivo antes del envío, con un presupuesto de tamaño distribuido entre las imágenes del conjunto y un mínimo por imagen, de modo que se preserve la legibilidad;
• la compresión ocurre en el dispositivo, lo que reduce el volumen transmitido y el tiempo de exposición de los datos en tránsito.

Validaciones aplicadas en la recogida

Antes de cualquier envío, la aplicación valida los datos informados. La etapa no avanza mientras haya algún dato inválido. Las mismas reglas se reaplican en el servidor, de modo que la validación no depende de la integridad del cliente.

Flujo de verificación

El flujo tiene cuatro etapas de recogida, seguidas del envío y del análisis. La navegación entre etapas es libre hacia atrás, lo que permite la corrección antes del envío.

Mientras el análisis no se concluye, la aplicación consulta periódicamente la situación del registro. La consulta al prestador contratado ocurre solo cuando la situación es no terminal — pendiente, enviado o en análisis —, lo que evita solicitudes innecesarias después de una decisión definitiva. Los fallos momentáneos de comunicación no alteran el estado registrado: la situación conocida se preserva y la consulta se repite.

Estados del registro

El registro tiene dos dimensiones independientes de estado: el estado de la verificación, que refleja el avance del análisis documental, y el estado del registro, que refleja su habilitación para transaccionar. Ambas deben estar favorables.

Estado de la verificación

Estado del registro

Habilitación transaccional

En cada solicitud de cotización o de operación, el servidor verifica el registro del usuario y exige la conjunción de dos condiciones:

El criterio es idéntico para la entrada y la salida, sin diferenciación por importe, por antigüedad de la cuenta o por decisión comercial. La ausencia de registro se trata como incumplimiento de la condición, del mismo modo que un registro rechazado o suspendido.

La comprobación ocurre en la capa de servicio del servidor, antes de cualquier efecto externo. No existe ninguna vía a través de la aplicación, de la interfaz administrativa o de la API que permita transaccionar sin satisfacer esas condiciones. La evidencia técnica consta en Evidencia de Registros de KYC.

Campos inmutables y campos actualizables

Aprobada la verificación, el registro queda sellado: el servidor rechaza los intentos de modificación de datos de identificación y de reenvío de documentos, y responde con un error específico de registro ya aprobado. Las modificaciones posteriores solo ocurren mediante un procedimiento formal de atención, dejando constancia y, cuando se exija, con nueva verificación.

La actualización de datos antes de la aprobación no reinicia automáticamente el análisis: para volver a la cola de análisis, el usuario presenta de nuevo los documentos.

Rechazo y nueva presentación

Rechazada la verificación, se informa al usuario del motivo registrado por el prestador contratado, mostrado de forma legible en la aplicación, para que pueda corregir la causa y presentar de nuevo.

Reglas de la nueva presentación:

• está permitida en cualquier estado no aprobado — pendiente, enviado, en análisis o rechazado;
• el usuario vuelve al inicio del flujo y puede revisar los datos y sustituir las imágenes;
• el nuevo envío devuelve el registro al estado enviado, y el análisis se repite;
• el registro ante el prestador contratado no se recrea: la nueva presentación actualiza el registro existente y preserva el historial y el vínculo con la cuenta;
• el historial de rechazos anteriores se preserva como elemento de evaluación de riesgo — los rechazos reiterados constituyen un factor de riesgo y pueden dar lugar a diligencia reforzada.

Diligencia reforzada (EDD)

La diligencia reforzada es el conjunto de medidas adicionales aplicadas cuando el riesgo identificado excede el estándar. Su aplicación es obligatoria en los supuestos que siguen, no discrecional.

Activadores

Medidas aplicables

Configurado un activador, se aplican, según la naturaleza del riesgo, las siguientes medidas — de forma acumulativa, cuando sea necesario:

1. Documentación complementaria: comprobante de domicilio, comprobante de ingresos o de capacidad financiera y documentos que demuestren el origen de los fondos involucrados.
2. Declaración de origen y destino de los fondos, con identificación de la actividad económica y de la finalidad de las operaciones pretendidas.
3. Declaración de titularidad propia, en la que el usuario afirma operar en nombre y por cuenta propios.
4. Búsqueda en fuentes públicas sobre el usuario, incluidas noticias adversas y procesos judiciales relevantes.
5. Aprobación en instancia superior: la habilitación depende de una decisión expresa y fundamentada del Responsable de Conformidad y PBC/FT, documentada por escrito. Ninguna área comercial puede suplir esa aprobación.
6. Restricción de límites de importe y de frecuencia de las operaciones, mientras persista el riesgo elevado.
7. Revisión periódica reducida: reevaluación del registro con una periodicidad menor que la ordinaria.
8. Monitorización reforzada: comunicación al prestador contratado de la clasificación de riesgo elevado, para la intensificación de la monitorización de las operaciones.
9. Rechazo o cierre, cuando el riesgo no pueda ser adecuadamente mitigado o cuando el usuario no atienda las solicitudes.

Toda medida de diligencia reforzada se registra con fecha, motivo, documentos analizados, decisión y responsable, y pasa a integrar el expediente del usuario para fines de auditoría.

Recualificación y actualización del registro

El usuario es responsable de mantener actualizados los datos de su registro y debe comunicar las modificaciones relevantes por los canales de atención.

Registro, auditabilidad y minimización de datos

Para cada registro se consignan y conservan:

• nombre completo y CPF del titular;
• dirección de billetera vinculada;
• identificador del registro ante el prestador contratado, que permite la correlación sin replicación de contenido;
• estado de la verificación y estado del registro, con el historial de transiciones;
• motivo del rechazo, cuando exista;
• fecha del análisis;
• copia íntegra de la respuesta del prestador contratado, conservada en formato estructurado como pista de auditoría independiente.

Restricciones estructurales de la base de datos garantizan un único registro por usuario y por prestador y la unicidad del identificador externo, lo que impide la duplicidad de registros y la disociación entre registro y cuenta. El vínculo con la cuenta es obligatorio.

En contrapartida, y por decisión de diseño, XIP no almacena: las imágenes del documento de identificación, la imagen facial, el tipo de documento presentado ni el número de teléfono. Los registros de aplicación que mencionen identificadores sensibles los consignan de forma enmascarada.

Los plazos de conservación constan en la Política de Protección de Datos y Privacidad y observan el mínimo de 5 años exigido por la legislación de prevención del blanqueo de capitales.

Rechazo definitivo y cierre

Son supuestos de rechazo definitivo de la habilitación y de cierre de la relación:

• coincidencia confirmada en una lista de sanciones;
• presentación de documento falso, adulterado o perteneciente a un tercero;
• constatación de que el titular es menor de edad o civilmente incapaz;
• negativa injustificada a presentar la documentación exigida en la diligencia reforzada;
• confirmación de actuación por cuenta de un tercero no declarado;
• determinación de autoridad competente;
• riesgo no mitigable, conforme a decisión fundamentada del Responsable de Conformidad y PBC/FT.

El cierre no elimina los registros, conservados por los plazos legales, y no afecta al acceso del usuario a los criptoactivos mantenidos en su propia billetera, que permanecen bajo su control exclusivo en razón del modelo no custodial.

Indicadores de seguimiento

Se calculan y se reportan a la administración, como mínimo semestralmente:

• volumen de verificaciones iniciadas, concluidas, aprobadas y rechazadas;
• tasa de aprobación y de rechazo, con la distribución de los motivos de rechazo;
• tiempo medio entre el envío de los documentos y la decisión;
• tasa de abandono por etapa del flujo, para identificar fricción indebida;
• volumen de nuevas presentaciones y de rechazos reiterados por usuario;
• número de casos sometidos a diligencia reforzada, por activador, y su respectivo desenlace;
• número de registros suspendidos y bloqueados, con el motivo;
• número de solicitudes de autoridades atendidas y tiempo de atención.

Vigencia y revisión

Este documento entra en vigor en la fecha indicada en el encabezado, se revisa como mínimo anualmente y, de forma extraordinaria, siempre que haya una modificación legal o regulatoria, un cambio de flujo o de prestador contratado, o la identificación de una deficiencia en una evaluación de efectividad.

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