Política de PLD/CTF e Procedimentos Internos

Objetivo e abrangência

Esta política estabelece as diretrizes, os controles e os procedimentos internos adotados pelo XIP para prevenir e coibir a utilização de sua plataforma para a lavagem de dinheiro, o financiamento do terrorismo e o financiamento da proliferação de armas de destruição em massa (PLD/CTF/FPADM).

Aplica-se a:

• todos os sócios, administradores, empregados, estagiários e prestadores de serviço do XIP, sem exceção de nível hierárquico;
• todas as operações intermediadas pela plataforma, especialmente as de conversão entre moeda nacional e criptoativos;
• todo o relacionamento com usuários, parceiros, fornecedores e prestadores de serviço.

A observância desta política é condição do vínculo com o XIP. Seu descumprimento sujeita o infrator às medidas disciplinares e contratuais cabíveis, sem prejuízo das responsabilidades civis e criminais previstas em lei.

Marco legal de referência

Modelo operacional e divisão de responsabilidades

A compreensão correta do modelo operacional do XIP é essencial para situar os controles descritos nesta política.

O que o XIP é

O XIP é um provedor de tecnologia que oferece: (i) uma carteira de criptoativos não-custodial, em que as chaves privadas são geradas e permanecem no dispositivo do usuário; e (ii) uma interface que permite ao usuário contratar operações de conversão entre moeda nacional e criptoativos.

Decorre daí que o XIP:

• não mantém custódia dos criptoativos dos usuários e não tem capacidade técnica de movimentá-los, bloqueá-los ou congelá-los;
• não mantém contas de pagamento nem saldos em moeda nacional em nome dos usuários;
• não realiza a liquidação financeira das operações em moeda nacional.

O papel do prestador contratado

A liquidação das operações em moeda nacional e a verificação de identidade dos usuários são executadas por instituição autorizada a funcionar e sujeita à regulação e supervisão competentes, contratada pelo XIP e referida nesta política como prestador contratado. Cabem ao prestador contratado, na qualidade de instituição regulada:

• a análise dos documentos de identificação e a decisão sobre a verificação de identidade;
• a guarda dos documentos de identificação pelos prazos legais;
• a consulta a listas restritivas e a identificação de pessoas expostas politicamente;
• o monitoramento das operações liquidadas e a análise de alertas;
• a comunicação de operações suspeitas e demais reportes às autoridades competentes;
• o cumprimento de ordens de indisponibilidade de ativos e de bloqueio.

Essa divisão é formalizada em contrato, que estabelece obrigações de conformidade, confidencialidade, segurança da informação e cooperação, e assegura ao XIP o direito de exigir comprovação do cumprimento dos deveres regulatórios do prestador.

Os deveres próprios do XIP

A terceirização da execução não transfere a responsabilidade do XIP pela integridade de sua plataforma. São deveres próprios, exercidos diretamente e descritos ao longo desta política:

• coletar os dados e documentos de identificação exigidos e transmiti-los íntegros ao prestador contratado;
• impedir tecnicamente qualquer operação por usuário cujo cadastro não esteja verificado e habilitado;
• manter registro completo, íntegro e auditável de cadastros, operações e eventos;
• não criar, oferecer ou tolerar qualquer mecanismo que contorne, enfraqueça ou dissimule os controles do prestador contratado;
• encaminhar ao prestador contratado e às autoridades, conforme o caso, indícios de irregularidade de que venha a tomar conhecimento;
• atender requisições de autoridades competentes com tempestividade;
• selecionar e reavaliar periodicamente o prestador contratado quanto à sua idoneidade e conformidade regulatória.

Governança e responsabilidades

O Responsável por Conformidade e PLD/CTF tem acesso direto à administração e autoridade para determinar a suspensão de cadastros e a interrupção de operações, sem necessidade de aprovação de áreas comerciais.

Abordagem baseada em risco

Os controles são calibrados conforme o risco identificado, de modo que situações de maior exposição recebam diligência proporcionalmente mais intensa.

Fatores de risco considerados

Classificação e efeito

A avaliação interna de risco da atividade é revista no mínimo anualmente e sempre que houver mudança relevante de produto, canal, tecnologia, prestador ou marco regulatório.

Identificação e qualificação do usuário

Não se admite relacionamento anônimo. Todo usuário que pretenda realizar operações em moeda nacional é identificado e tem sua identidade verificada antes da habilitação.

Os dados e documentos exigidos, o fluxo de verificação, os estados do cadastro e os critérios de diligência ampliada estão detalhados na Política e Procedimentos de KYC e EDD, que integra esta política para todos os efeitos.

Em síntese, exige-se: nome completo, CPF, endereço de e-mail confirmado, número de telefone, documento de identificação oficial com foto (RG ou CNH) e imagem facial para prova de vida, cuja função é vincular a pessoa física ao documento apresentado e mitigar o risco de fraude de identidade no canal não presencial.

Vedação de operação sem cadastro habilitado

Este é o controle central do programa e o mais consequente na prática.

O sistema condiciona toda operação de entrada ou de saída em moeda nacional à verificação cumulativa de duas condições no cadastro do usuário:

Características desse controle:

• é aplicado no servidor, na camada de serviço, antes de qualquer chamada ao prestador contratado ou geração de cotação;
• é idêntico para entradas e saídas, sem exceção por valor, por canal, por antiguidade da conta ou por decisão comercial;
• não é contornável pelo aplicativo: mesmo que a interface seja modificada ou que as requisições sejam construídas manualmente, a recusa ocorre no servidor;
• a suspensão ou o bloqueio do cadastro tem efeito imediato sobre novas operações, sem necessidade de intervenção adicional.

A evidência técnica desse bloqueio está documentada em Evidência de Registros de KYC.

Screening de listas restritivas e pessoas expostas politicamente

A consulta a listas restritivas e o enquadramento de pessoas expostas politicamente são executados pelo prestador contratado, como parte do processo de verificação de identidade que precede a habilitação do cadastro, e são exigidos contratualmente pelo XIP. Compreendem, no mínimo:

• listas de sanções decorrentes de resoluções do Conselho de Segurança das Nações Unidas, cuja observância é obrigatória no território nacional nos termos da Lei nº 13.810/2019;
• listas de sanções internacionais aplicáveis à operação;
• listas nacionais de restrição e de impedimento;
• enquadramento como pessoa exposta politicamente, seus representantes, familiares e estreitos colaboradores.

O resultado do screening é determinante para a habilitação: o cadastro não é aprovado quando há correspondência confirmada em lista restritiva. O XIP recebe e registra a decisão e o motivo da recusa, e o bloqueio descrito na seção anterior impede qualquer operação.

Identificada correspondência em lista de sanções do Conselho de Segurança das Nações Unidas, aplica-se o regime de indisponibilidade imediata previsto na Lei nº 13.810/2019, executado pelo prestador contratado quanto aos ativos sob sua custódia. O XIP suspende de imediato o cadastro na plataforma e presta a cooperação que lhe for requerida. Registre-se que, pelo modelo não-custodial, o XIP não detém poder técnico de tornar indisponíveis criptoativos mantidos na carteira do usuário.

O enquadramento como pessoa exposta politicamente não impede o relacionamento, mas o classifica automaticamente como de risco alto, sujeitando-o à diligência ampliada e à aprovação em instância superior.

Monitoramento de operações

O monitoramento das operações liquidadas em moeda nacional, com geração e análise de alertas, é executado pelo prestador contratado, que detém a visão completa do fluxo financeiro e a competência regulatória correspondente, e é exigido contratualmente pelo XIP.

No âmbito próprio, o XIP mantém os controles a seguir, que sustentam o monitoramento e permitem a reconstituição de qualquer operação:

• registro íntegro e completo de toda operação contratada, com identificação do usuário, valores, ativo, endereço de destino, situação e marcos temporais;
• trilha de auditoria das notificações recebidas do prestador contratado, com data de recebimento, data de processamento e eventual erro de processamento, preservada mesmo quando o processamento falha;
• identificadores únicos por operação e restrições de unicidade no banco de dados, que tornam impossível registrar a mesma operação em duplicidade ou dissociá-la do usuário;
• limitação de tráfego por origem e por conta nos endpoints de cotação e de operação, que restringe automatizações abusivas;
• vínculo obrigatório e imutável entre cada operação e a conta do usuário, com restrição que impede a exclusão do usuário sem preservar seus registros financeiros.

Indícios de irregularidade identificados por qualquer meio — inclusive pelo atendimento, pela análise de registros ou por comunicação de terceiro — são encaminhados ao Responsável por Conformidade e PLD/CTF, que os analisa, os documenta e decide sobre o encaminhamento ao prestador contratado e às autoridades competentes.

Situações que exigem análise

São exemplos, não exaustivos, de situações que ensejam análise pelo Responsável por Conformidade:

• fracionamento de operações em valores logo abaixo de limites, com aparente propósito de evitar controles;
• sequência de entrada e saída em curto intervalo, sem finalidade econômica aparente;
• operações incompatíveis com a capacidade financeira ou a atividade declarada pelo usuário;
• tentativas reiteradas de verificação com documentos de terceiros ou com sinais de adulteração;
• múltiplos cadastros associados ao mesmo dispositivo, endereço de origem ou meio de contato;
• resistência injustificada a prestar informação ou documentação solicitada;
• endereço de carteira de destino associado a atividade ilícita ou a serviço de mistura de ativos;
• alegação de atuação em nome de terceiro sem instrumento que a legitime.

Registro e rastreabilidade

Todo cadastro, operação e evento relevante é registrado em base de dados relacional com controles de integridade. Os registros permitem responder, para qualquer operação, quem operou, quando, quanto, em qual ativo, para qual destino e qual o resultado.

As notificações recebidas do prestador contratado só são aceitas após verificação de assinatura criptográfica HMAC-SHA256 sobre o corpo bruto da mensagem. Notificações sem assinatura válida são rejeitadas, e o sistema não admite modo de contorno que aceite mensagem não assinada. Esse controle impede a inserção de eventos financeiros falsos por terceiro.

Comunicação a autoridades

A comunicação de operações suspeitas e os demais reportes regulatórios relativos às operações liquidadas competem ao prestador contratado, instituição autorizada e sujeita a esses deveres.

O XIP, por sua vez:

• encaminha ao prestador contratado, tempestivamente e por escrito, todo indício de irregularidade de que tome conhecimento, com a documentação de suporte;
• comunica diretamente às autoridades competentes quando a lei lhe impuser esse dever ou quando os fatos exigirem providência imediata;
• atende requisições de autoridades competentes, fornecendo os registros solicitados nos limites e na forma da requisição;
• preserva os registros relacionados a comunicações e requisições por prazo não inferior ao legal, ainda que superior ao prazo ordinário de retenção.

Recusa, suspensão e encerramento do relacionamento

O XIP recusa o início ou determina o encerramento do relacionamento, e o prestador contratado suspende ou bloqueia o cadastro, nas seguintes hipóteses:

O encerramento do relacionamento não implica eliminação dos registros: estes são conservados pelos prazos legais, conforme a seção seguinte, e permanecem disponíveis a autoridades competentes.

Por decorrência do modelo não-custodial, o encerramento do relacionamento não afeta o acesso do usuário aos criptoativos em sua própria carteira, que permanecem sob seu controle exclusivo.

Conservação de registros

Os registros de identificação de usuários e de operações são conservados por, no mínimo, 5 (cinco) anos contados, respectivamente, do encerramento do relacionamento e da conclusão de cada operação, prazo prorrogável por determinação de autoridade competente.

Durante o período de conservação, os registros são mantidos íntegros quanto ao conteúdo original e prontamente recuperáveis. Os controles do banco de dados impedem a exclusão de registros financeiros vinculados a contas encerradas.

A guarda dos documentos de identificação — imagens de documento e imagem facial — é responsabilidade do prestador contratado, que os detém. Como descrito na Política de Proteção de Dados e Privacidade, o XIP não armazena tais imagens: elas são transmitidas em memória e encaminhadas ao prestador, sem persistência.

Capacitação e cultura de conformidade

• Integração: toda pessoa que ingressa no XIP recebe treinamento sobre esta política antes de acessar sistemas que tratem dados de usuários ou de operações, e formaliza sua ciência.
• Reciclagem anual: capacitação periódica sobre tipologias de lavagem de dinheiro aplicáveis a ativos virtuais, sinais de alerta, deveres de comunicação e dever de sigilo.
• Capacitação dirigida: conteúdo específico para as funções de atendimento e de tecnologia, cujas decisões cotidianas afetam diretamente a efetividade dos controles.
• Registro: as capacitações são registradas, com identificação de participantes, conteúdo e data, e o registro é conservado para fins de comprovação.
• Atualização extraordinária: realizada sempre que houver alteração relevante nesta política, no marco regulatório ou no modelo operacional.

Avaliação de efetividade

A efetividade do programa é avaliada, no mínimo, anualmente, mediante:

• reexame da avaliação interna de risco;
• teste dos controles técnicos, com verificação de que a vedação de operação sem cadastro habilitado permanece íntegra e não contornável;
• verificação da completude, da integridade e da recuperabilidade dos registros conservados;
• revisão da conformidade e da idoneidade do prestador contratado, com exigência de comprovação do cumprimento de seus deveres regulatórios;
• análise das ocorrências, dos encaminhamentos e das requisições de autoridades do período;
• verificação da execução do plano de capacitação.

A avaliação é documentada em relatório submetido à administração, com identificação de deficiências, medidas corretivas, responsáveis e prazos. O acompanhamento das medidas é responsabilidade do Responsável por Conformidade e PLD/CTF.

Canal de denúncias

Suspeitas de descumprimento desta política, de irregularidade ou de ilícito podem ser comunicadas a compliance@xip.cash, inclusive de forma anônima.

O XIP assegura:

• tratamento confidencial da comunicação e da identidade do comunicante, quando identificado;
• vedação absoluta de retaliação contra quem comunicar de boa-fé, ainda que a suspeita não se confirme;
• análise de toda comunicação recebida pelo Responsável por Conformidade e PLD/CTF, com registro da apuração e da conclusão.

Vedações absolutas

É vedado, sem exceção e independentemente de autorização hierárquica:

• iniciar ou manter relacionamento anônimo, com nome fictício ou sob identidade não verificada;
• habilitar operações em moeda nacional para usuário cujo cadastro não esteja aprovado e ativo;
• implantar, oferecer ou tolerar mecanismo que contorne, desabilite ou dissimule os controles de habilitação e de verificação;
• orientar usuário a fracionar operações, a omitir informação ou a apresentar documentação de terceiro;
• aceitar operação por conta de terceiro não declarado e não documentado;
• dar ciência a usuário ou a terceiro de comunicação de operação suspeita ou de requisição sob sigilo;
• alterar, suprimir ou dissimular registro de cadastro, de operação ou de evento;
• manter relacionamento com pessoa constante de lista de sanções das Nações Unidas.

Vigência e revisão

Esta política entra em vigor na data indicada no cabeçalho e vigora por prazo indeterminado. É revisada, no mínimo, anualmente, e extraordinariamente sempre que houver:

• alteração da legislação ou da regulamentação aplicável;
• mudança relevante de produto, canal, tecnologia ou modelo operacional;
• substituição ou alteração relevante do prestador contratado;
• identificação de deficiência na avaliação de efetividade;
• recomendação de autoridade competente ou de auditoria.

A versão vigente é sempre a publicada nesta página. Versões anteriores são arquivadas internamente para fins de comprovação histórica.

Histórico de versões